Wat doen we nou eigenlijk in de workshop?

workshop
Auteur: Sandra de Bruijn, communicatie

“Leuk dat jullie een workshop doen en zeggen dat het daarna veel succes brengt, maar hoe doen jullie dat dan?”. Deze vraag krijgen we veel gesteld van de mensen met wie we samen werken. Want inderdaad, wat doen we nou eigenlijk?

Communicatie

Laten we beginnen met waarom we het doen. We hebben deze workshop ontwikkelt, omdat we vaak zagen dat er veel communicatie verloren ging op de werkvloer. Daarop werd weer bedacht dat er een doel gesteld moest worden om de communicatie te verbeteren. Vervolgens ging het daarop toch wéér mis in de communicatie, weer een doel erbij etc. etc. Waardoor het uiteindelijk zo’n onoverzichtelijk geheel werd, met een negatieve invloed op … jawel, de communicatie.

Er werd zo gefocussed op details, dat de grote lijnen onzichtbaar werden, oftewel, micromanagement. Zodra je met die mensen dan weer over de grote lijnen ging praten, kwam al vaak weer een helder beeld voor hun ogen. Opeens wisten ze weer waarvoor ze iets doen en wat er nodig was. Je zag de inspiratie weer terugkomen!

Wat doe je in de workshop?

Gaandeweg zagen we overeenkomsten in deze gesprekken en op die overeenkomsten hebben we vervolgens een methode ontwikkelt. Een methodiek, die het binnen korte tijd duidelijk maakt wat ook alweer die grote lijn is. De methode is een model, dat bestaat uit 4 hoofdgroepen. Elke groep presenteert een sectie binnenin het bedrijf. De IK-sectie, de WIJ-sectie, de ZIJ-sectie en de HET-sectie.

Binnen die 4 secties zijn een aantal steekwoorden gedefinieerd. Deze steekwoorden zijn een aantal basiswoorden, maar vooral ook woorden die specifiek bij jouw organisatie of afdeling passen. Denk aan ‘slagvaardigheid’, ‘processen’, ‘klantenservice’ of ‘gehoord worden’ etc.

Deze steekwoorden krijgen een cijfer van 1 tot en met 4. De medewerkers in elke sectie gaan een cijfer geven aan ieder steekwoord, welke zij belangrijk, of juist onbelangrijk vinden voor de situatie waarin ze graag hun team, afdeling of bedrijf zien.

Bij deze steekwoorden horen weer 4 kleuren. Rood, groen, blauw en geel. Elk woord krijgt een kleur, deze keer op basis van situatie waarin op dat moment het team, afdeling of het bedrijf zich bevindt.

Magie door speciale software

En dan daarna begint de magie. Want we hebben een programma ontwikkeld, wat ervoor zorgt dat al deze secties als het ware over elkaar heen gelegd worden. Het rekent het ‘in elkaar’ en vormt zich als uitkomst een diagram waarin heel duidelijk te zien is wat er goed gaat, wat gewenst is voor die sectie in het bedrijf of waar heel erg op gefocusseerd wordt, maar eigenlijk helemaal niet belangrijk is.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een eenvoudig voorbeeld: De directie is erg aan het investeren in sales. Meer verkoop betekent namelijk meer omzet, zeggen ze. Maar na de sales-calls gaat het vaak mis en is er geen goede follow-up, omdat er een verouderd systeem is waarin gewerkt moet worden. Er worden potentiële orders misgelopen. Dan zou in ons SQ-model in de sectie ZIJ het woord ‘Lead Management Systeem’ er rood (slecht aanwezig) uitkomen met een cijfer 1 (hoge prioriteit). Want iedereen ziet dat het LMS belangrijk is, maar het is er (nog) niet.

Hyperfocus

Dit lijkt een klaar verhaal, als je dit leest. Maar we weten uit ervaring dat door de hyperfocus op een aspect, de omringende factoren die het tot een hoger niveau brengen vaak verloren gaan.

En daarom hebben we het SQ-model gemaakt die na 4 uur een enorm inzicht geeft in wat jouw team, afdeling of bedrijf nodig heeft. En als organisatie komt er daardoor een heel helder beleid naar voren. Als manager weet je dan wat de aanpak voor de komende tijd gaat zijn. En als werkgever heb je een helder beeld wat het grote plan nu is.

Elke laag doet mee met de workshop

We zijn niet de enige die dit soort methodes en modellen aanbieden. Maar we zijn wel uniek! Want voor ons is het heel belangrijk dat elke laag van het team, de afdeling of organisatie tijdens deze workshop aanwezig is. Van Senior Manager tot Receptiemedewerker, van Magazijnmedewerker tot CEO. Doordat er van elke laag een of twee personen bij de workshop aanwezig zijn, komt echt op tafel wat er binnen het bedrijf goed gaat, wat over het hoofd gezien wordt en wat er duidelijk nodig is om een volgende stap in groei te maken.

En doordat elke laag in het bedrijf meedoet, voelen zij zich niet alleen gehoord, maar worden ze ook daadwerkelijk gehoord. Dat zorgt voor enorme motivatie en inspiratie. Dan hoeven we eigenlijk niet uit te leggen wat dat doet voor omzet en verlaging van ziekteverzuim, enz. enz. toch?

Vaker onze blogs lezen?

 

Meld je dan aan om ze automatisch te ontvangen.